Contrat de travail, livret d'accueil, évaluation des compétences... quels outils sont indispensables en RH dès le premier salarié ?
De toutes les fonctions du dirigeant, celle de responsable RH est bien souvent source de nombreuses craintes. Entre obligations légales et volonté de fidéliser ses collaborateurs, bien souvent, le chef d’entreprise structure et sécurise ses outils au fil de l’eau. Mais quels sont ceux qui doivent être formalisés en tout premier et lesquels peuvent attendre ?
La délicate rédaction du premier contrat de travail
Le plus important concernant le contrat de travail : sa conformité avec la convention collective de son secteur. Face au phénomène grandissant de la judiciarisation prud'homale des fins de contrats, la fiabilité de cet outil est primordiale !
Clément Bouchet, l’un des quatre associés de Lyde Conseil, une agence en organisation et systèmes d'information créée en avril 2015, prend en charge les fonctions RH de l’entreprise. En formalisant son 1er outil, le contrat de travail, il s’est heurté à plusieurs difficultés. « Il y a des contraintes à respecter et ces informations sont difficiles à obtenir, note Clément Bouchet. Je suis reparti de mon ancien contrat », précise le trentenaire, « mais il a fallu l’ajuster, notamment sur la notion de forfait jours, qui ne correspondait pas au seuil de salaire. Et toute la partie sur les congés, les RTT et le temps de travail n'était pas traitée dans mon modèle », reconnait-il.
N'hésitez pas sur ce point à vous faire aider par un avocat spécialisé, un centre de gestion ou votre expert-comptable.
Après le recrutement, le temps du management
Par quoi commencer ? Nous avons demandé à Yves Bensaïd, consultant RH et dirigeant de Trajectoire + de dresser la liste des outils RH incontournables. Entre 2013 et 2015, il a conseillé plus de 35 PME en intervenant sur trois domaines : le management des ressources humaines, les obligations légales et le développement des compétences en lien avec la fidélisation des employés.
Le livret d'accueil
Règlement intérieur, horaires de travail, informations sur l'hygiène et la sécurité, noms des membres de l’équipe et des clients… Le livret d'accueil précise les principes qui régissent l'entreprise. « Je préconise de créer un livret d'accueil quel que soit le nombre d’employés, bien que cette obligation concerne les entreprises d’au moins 20 salariés », explique Yves Bensaïd. Puis il donne un autre conseil : « Il est bien d’organiser un événement lors du 1er jour de tout nouvel arrivant. Cela peut être un petit déjeuner : un café, un croissant. Tout cela crée de la proximité et du lien social dès les premiers moments. »
L'évaluation des compétences
Outil préalable à la définition de la politique de formation, l’évaluation des compétences a aussi son importance sur le plan juridique. « Si une entreprise met en place une procédure de licenciement d'un salarié pour insuffisance professionnelle, explique Yves Bensaïd, elle doit pouvoir prouver que des actions de formation et d’évaluation des compétences ont été menées vis-à-vis de celui-ci, mais qu'elles n'ont pas permises de faire évoluer la situation. »
Le chef d'entreprise est également tenu d’informer tous ses salariés d'ouvrir après leur embauche leur compte personnel de formation qui remplace depuis janvier 2015 le DIF qui, lui, s’éteindra en 2021. Ce compte en ligne, géré par la Caisse des dépôts et consignations, comptabilise annuellement les heures de formation des salariés.
L'évaluation annuelle et l’entretien professionnel
Les entreprises ont l'obligation d’organiser un entretien d'évaluation annuel avec chaque salarié, ainsi qu’un bilan professionnel tous les deux ans. L’entretien professionnel permet d’examiner avec l’employeur les perspectives d’évolution, notamment en termes de qualifications et d’emploi. « Il ne porte pas sur l’évaluation du travail du salarié », précise le dirigeant de Trajectoire +.